Je kunt mij vragen wanneer je partner, leider, manager, eigenaar van een bedrijf, afdelings- of teamleider, directeur, board member, of iemand in een hogere publieke rol bent. Ik vind, met jouw input, de kern van je vraag.
We vinden de kern van je vraag. De oorzaak van de huidige situatie. Ik kijk naar de talenten en vaardigheden van de betrokken mensen en van jou. Dan voeg ik alles samen en maken we het praktisch.
Welke vragen hebben mijn klanten bijvoorbeeld?
Jouw vraag hoeft niet meteen op deze voorbeelden te lijken.
Het gaat erom dat jij verder wilt ontwikkelen en dat dat niet lukt. Daarbij kan ik jou helpen.
De volgende voorbeelden zijn gebaseerd op echt gestelde vragen. Hier en daar zijn situaties wat aangepast ter bescherming van de betrokken personen.
Burgemeester - Coaching bij conversatie of speeches in het Engels op niveau
“Hoe groot is de behoefte om beter te kunnen communiceren in het Engels?”, vroeg ik aan de burgemeester van een middelgrote stad.
“Heel groot”, zei hij. “Morgen bellen?”
Een aantal dagen later neem ik plaats op het balkon van zijn werkkamer. We bespreken − in het Nederlands − allerlei onderwerpen: de verkiezingen, toenemende armoede, opvang van vluchtelingen, discriminatie, ondernemerschap en werkgelegenheid, religie, onderwijs, de democratie, jeugdzorg en meer.
Zijn snelle denkwijze en brede interesses maken mij duidelijk waardoor het niet is gelukt om de juiste Engelse les te kunnen vinden. Deze onderwerpen komen bijna nooit voor in een lesprogramma. Ik vroeg mij ook af hoeveel mensen hem kunnen bijbenen. Er is daarnaast veel flexibiliteit nodig om je aan te kunnen passen aan de grillige agenda van een burgemeester. Daarom is hij afgehaakt op reguliere Engelse les.
De reikwijdte en nuance van zijn boodschap zijn belangrijk voor hem. Hij wil de wereld een stukje beter maken. Hij wil bruggen slaan. Hij hoeft maar op een podium te staan en zijn charisma maakt al dat men aan zijn lippen hangt.
Door bij elke ontmoeting met diepgang te converseren, wordt de woordenschat en het (zelf)vertrouwen in conversatie over belangrijke onderwerpen vergroot. Daarnaast bedenken we speeches en ik werk ze, samen met het team van Ludejo, uit. We bereiden deze speeches samen voor, zodat hij impact maakt.
Tijdens interviews met buitenlandse journalisten ondersteun ik hem. Alle overige communicatie in het Engels, zoals brieven of memo’s, scherp ik aan, zodat zijn boodschap net zo krachtig overkomt als hij zelf is.
Teamcoaching - effectief communiceren en obstakels wegnemen
“Malon, we hebben al drie coaches gehad, maar het lukt niet om ons managementteam effectiever te laten samenwerken." De nieuwe directeur van een onderwijsinstelling vraagt: "Kun jij helpen?”
“No pressure”, lach ik. “Ik maak graag kennis met het team. Wanneer spreken we af?”
Tijdens een volgende teamvergadering stel ik me voor, maar verder zeg ik niets. Ik ben de zogenaamde vlieg aan de muur. Zo zie ik de dynamiek in het team.
Hele slimme mensen begrijp ik meteen. Ik zie ook dat elk teamlid probeert het beste van de meeting te maken. En tenslotte voel ik een onuitgesproken spanning. Daar kan ik nog niet mijn vinger op leggen, maar dat het er is, is duidelijk.
‘s Middags fiets ik over de Veluwe, waar ik woon. De zon schijnt en ik heb mijn schrijfblok in mijn fietstas. Al fietsend reflecteer ik. In het bos, met uitzicht over de heide, schrijf ik alles op wat ik denk en voel bij het managementteam. Voordat we aan effectiviteit zelf kunnen werken, lijkt het me nodig om aan elk teamlid afzonderlijk te vragen: Wat vind je fijn in je werk? Wat wil je bereiken? Waar zie je tegenop? Is er iets bijzonders aan de hand?
De nieuwe directeur hoort ook bij het team en ik spreek met elk teamlid. Zo hoor ik dat ze allemaal de intentie hebben om er echt iets moois van te maken. Ik begrijp ook dat er onzekerheid is over de rol die ze mogen spelen en de veranderingen die ze mogen doorvoeren. Nieuwere teamleden voelen zich geïntimideerd door mensen die al langer in het team werken en ze vragen zich af: ‘Wat wil de nieuwe directeur allemaal?' ‘Kan ik daar wel aan voldoen?’ Onbewust zijn er aannames die een goede samenwerking blokkeren.
De intentie blijkt een fantastische voedingsbodem te zijn voor hun wens: echt goed onderwijs neerzetten, voor nu en voor de toekomst. We werken in 3 stappen naar een samenwerking met resultaat.
Persoon: eigen behoeften en talenten onder woorden brengen en aan de anderen laten weten.
Cultuur: woorden en beelden bedenken die bij hen allemaal resoneren, zodat het hun taal is.
Effectief team: met die gezamenlijkheid een verschil maken tussen consensus en consent. Iedereen aan het woord laten, serieus nemen en bezwaren uiten. Zijn er geen bezwaren? Dan door naar het volgende agendapunt.
We zien hoe ieders intentie bijdraagt aan het gezamenlijke doel. Voordat we naar een methode kunnen kijken, is de essentie van hun intentie cruciaal. Dat is het fundament waarop we bouwen.
Daarna bedenk ik zelf een methode die precies bij hen past. Ik spreek ze een hele tijd later. Het gevolg is nog steeds dagelijks merkbaar: er is effectieve tijdbesteding en een veel groter werkplezier met waardevolle samenwerking, inclusief resultaat.
Presentatie groot bedrijf - Informatie overbrengen
“Kun jij mijn presentatie redigeren?”, vroeg de vestigingsdirecteur bij een groot voedseltransportbedijf.
“Natuurlijk”, zeg ik. “Wil je die aan mij presenteren?”
Enkele dagen later kijk en luister ik ruim twee uur naar zijn presentatie. Het valt me op dat er op sommige slides tekstwolkjes staan. Als ik vraag wat die betekenen blijken dat gedachten te zijn die er misschien ook op moesten. Alles wat er te vertellen is over het bedrijf, staat in de presentatie. Businesscases in excel, uitleg over regelgeving met betrekking tot stadsdistributie, visie voor de komende jaren, opleidingen voor chauffeurs.
Hij is een snelle prater, een snelle denker en heel enthousiast.
Ik probeer te voelen wat de bottleneck is.
Op weg naar huis weet ik het opeens. Het woord dat hij heel veel gebruikte in zijn uitleg aan mij is transparantie. Dat is een prachtige intentie. Hij wil geen oud leiderschap meer, met no need to know-mentaliteit en achterkamertjespolitiek. Nee, hij wil openheid. Eerlijkheid. Hij wil het team betrekken en informeren.
Ik bel hem op: “Vind je het goed als ik de kernboodschap uit je presentatie haal en daar een nieuwe presentatie van maak?”, vraag ik. Hij vindt het goed. Graag zelfs. “Ik wil ook graag kijken welke andere vormen er mogelijk zijn voor de verschillende teams bij jou”.
“Ook goed”, is zijn korte antwoord. Ik merk dat hij het graag aan mij overlaat. Dat geeft ruimte.
Met het team van Ludejo steken we de koppen bij elkaar. We verdelen de taken nu ik de kern van de presentatie eruit gehaald heb. Slides worden opnieuw geschreven. Er komt een ingebonden boekje met business cases. Voor de (heftruck)chauffeurs maakt het team een video en voor de kantoormedewerkers een infographic. Voor klanten in de binnensteden: een animatievideo over stadsdistributie. Anderstaligen krijgen teksten in hun eigen taal aangereikt. Vormgeving zorgt voor eenheid.
Alle informatie blijft beschikbaar voor iedereen. De openheid en transparantie die deze directeur graag wil benadrukken, wordt door de verschillende, begrijpelijke vormen nog zichtbaarder. Zijn personeel is onder de indruk als ze het zien en horen. Hij is tevreden.
Ondersteuning bij een Europese aanbesteding
“Ik hoorde van Pieter dat jij me kunt helpen. We zetten een aanbesteding uit, maar het is niet af! Ik kom er niet meer uit”. Met deze vraag valt een mobiliteitsdeskundige met de deur in huis. “Ik denk niet dat het nog mogelijk is, hoor, maar ja, wie niet waagt …” Het is even stil. Hij wacht op mijn reactie.
“Stuur het mij maar op, dan lees ik me snel in”, zeg ik.
“Echt?”
“Echt”, verzeker ik hem. Ik heb er zin in, dat voel ik meteen.
Nog geen kwartier later krijg ik toegang tot het document. Drie grote vervoerders hebben een fantastische app bedacht. Volgens de regels moet er een Europese aanbesteding uitgezet worden voor de ontwikkeling van deze app. Ik scrol erdoorheen en analyseer wat ik lees en zie.
Tussen de eisen staan veel wensen. Ik zie dat heel veel mensen opmerkingen hebben toegevoegd. De opmerkingen zijn goed onderbouwd. Het is inhoudelijke kennis die er staat. Dit zijn duidelijk mensen met veel ervaring en met een innovatieve geest.
En daar blijkt het tegelijkertijd ook mis te gaan. Van elk van de drie vervoerders werken wel vijftien deskundigen aan het online document. Dit vertraagt het proces enorm.
Er zijn nog drie weken voor de deadline. We spreken af dat het aanbestedingsdocument goed uitgeschreven wordt, inclusief het ‘programma van eisen’.
Ready to use en voor de deadline.
Ik ga op zoek naar de intentie: Wat is de overeenkomst tussen de opmerkingen? Is er een essentie te vinden? Ik groepeer de opmerkingen en zorg dat alleen de kern van elke alinea of elke eis overblijft. Dit kleed ik vervolgens zo aan dat de inhoudelijke kennis goed in het document doorgevoerd wordt, op een gestructureerde manier.
Met 10 specifieke vragen op zak, spreek ik af met de opdrachtgever. Daarna weet ik precies waar de missende puzzelstukjes zijn. Ik vul ze in.
De opluchting is groot als ik aangeef dat het nieuwe aanbestedingsdocument en het programma van eisen klaar staan in de gedeelde drive. We hebben nog een volle week voor de deadline. Zodra de documenten zijn goedgekeurd, zorgen de projectmanager en vertalers van Ludejo dat het naar het Engels vertaald wordt.
De opdrachtgever heeft het voor elkaar gekregen, ondanks de strakke deadline. Daar kan hij mooi mee terug naar zijn teamgenoten om de volgende stap in de procedure te zetten.
